ケーキ屋のクリスマスケーキ予約数の決め方 — 上限・締切と製造計画

年に一度のクリスマスは、ケーキ屋にとって一年でいちばんの稼ぎどきです。それなのに「何台まで予約を受けていいのか、毎年わからない」と悩むオーナーは少なくありません。

受けすぎれば冷蔵庫に入りきらず、徹夜で仕上げるはめになります。控えめにすれば売り逃しが出ますし、当日分を増やせば今度は廃棄が気になる。ここでは、厨房と冷蔵庫の限界から予約上限を逆算し、締切、受取枠、製造スケジュールまでを一本の計画にまとめる手順を順に追っていきます。出てくる数字はどれも計算のしかたを示すための一例です。お店で実際に測った数字に置き換えて使ってください。

クリスマスケーキの予約数で失敗する典型パターン

「せっかくの注文だから」と断らずに受けているうちに、気づけば仕上げも保管も追いつかない。個人店でいちばん多いのが、上限を決めないまま受け続けるこのパターンです。締切があいまいだと、直前の追加や変更に応じるたびに、材料の発注量もスポンジを焼く数も変わってしまいます。

受取が24日の夕方に集中するのもよくある話です。店の前に行列ができ、慌ただしさのなかで渡し間違いやクレームが起きやすくなります。予約を電話とメモで管理していると、転記のときにサイズや名前入りプレートの文字を間違えたり、ダブルブッキングしたりすることもあるでしょう。さらに当日販売分を作りすぎれば、天気や客足しだいで売れ残り、そのまま廃棄です。

どれか一つでも思い当たるなら、今年は計画の立て方を見直す時期かもしれません。根っこはどれも同じで、「作れる量」と「受けた量」が数字でつながっていないことが原因です。ここからは、その数字の出し方を見ていきます。

予約上限は「冷蔵庫・人手・焼成量」から逆算する

予約上限は「どれくらい売れそうか」から決めるものではありません。店の設備と人で無理なく作り、保管できる数から決めます。確かめるのは冷蔵庫、人手、オーブンの3つです。

① 冷蔵庫:箱に入れた状態で何台入るかを実測する

見落としやすいのに、いちばん足を引っ張りやすいのが冷蔵庫です。仕上げたケーキは箱に入れて保管するので、カタログに書いてある容量はあてになりません。

閉店後の片付けが終わったら、実際に使うケーキ箱を冷蔵庫やショーケースの棚に並べてみてください。1段に何箱入るかを数え、段数をかければ1台あたりの収容数が出ます。そこから通常商品や材料、仕込み中のクリームが使う場所を引いた残りが、クリスマスケーキに回せる分です。

たとえば「1段に5号箱が4つ×5段=20台」の冷蔵庫が2台あっても、片方の半分を材料が使うなら、実際に使えるのは30台程度になります。

② 人手:1時間に何台仕上げられるか

ナッペ(クリームを塗る作業)からデコレーション、プレート書き、箱詰めまで含めて、1人が1時間に何台仕上げられるかを測っておきます。普段のホールケーキ作りで一度時間を計ってみると、現実的な数字がつかめます。

例:1人あたり1時間に6台 × 2人 × 仕上げに使える時間8時間 = 1日 約96台

この時間の見積もりには、休憩や洗い物、通常営業のお客様への対応も入ってきます。そのぶんを入れ忘れると、計算どおりには進みません。

③ 焼成量:オーブンで何回スポンジを焼けるか

オーブン1回で焼けるスポンジの数に、1日に回せる回数をかければ焼成の上限が出ます。スポンジを前もって焼いておくかどうかで計算は変わるので、品質と衛生の面からお店の方針を決めておいてください。保管方法や期限の考え方に不安があるなら、保健所に相談しておくと安心です。

3つのうち「一番小さい数」が上限になる

この例では、人をどれだけ増やしても冷蔵庫の30台で頭打ちになります。作り直しや思わぬトラブルもあるので、上限の8〜9割程度を予約の上限にしておけば、当日あわてずに済みます。

サイズ・種類ごとに上限を分けて設定する考え方

「全部で60台」とだけ決めておくと、ある商品に注文が偏ったときに困ります。上限はサイズと種類ごとに分けておくのが安心です。

サイズは「冷蔵庫換算」で考える

6号の箱は5号の箱よりかさばります。そこで5号を1ポイントとし、ほかのサイズを換算しておくと、冷蔵庫の空き具合がつかみやすくなります。

換算ポイントの合計が、冷蔵庫の収容数(余裕分を見込んだ数)を超えないように、各商品の上限を割り振ります。換算の数字は、実際に箱を並べてみて決めてください。

種類は絞ったほうが結果的に多く売れる

種類を増やすほど、材料も工程も箱も増えて、段取りがややこしくなります。作業工程が似た商品を中心に3〜5種類程度に絞れば仕上げが速くなり、同じ時間でこなせる台数も増えます。

枠をいちばん大きく取るのは、人気の定番である生クリームです。タルトのように工程が違う商品は、前日までに作業を分けておけるかどうかで入れるか決めます。名前入りプレートやキャンドルなどのオプションも、選択肢を先に決めておくこと。手書きの自由記入にすると、思った以上に時間を取られます。

予約締切日と変更・キャンセル期限の決め方

締切はお客様の都合に合わせて決めるものではありません。材料の発注と、スポンジを焼く日から逆算します。

締切日の逆算手順

1. スポンジを焼き始める日を決める
2. その日までに材料が届くよう、仕入れ先の発注締切を確かめる
3. 発注締切の数日前を予約締切にする

たとえば「12月21日から焼成、仕入れ先の発注締切が18日」なら、予約締切は16〜17日ごろが目安です。上限に達した商品は、その時点で受付を終えます。

変更・キャンセル期限は締切より前に

事前決済にしておけば、無断キャンセルによる損失を防ぎやすくなります。キャンセル料を取るなら、金額と条件を予約のときにはっきり示しておいてください。キャンセル料の決め方や返金の扱いには法律の考え方もかかわってきます。不安があれば、弁護士や消費生活センターなどの専門家に確認しておくと確実です。

告知文に入れておきたい項目

予約の告知には、少なくとも次の内容を書いておきます。

• 予約締切日と、上限に達した時点で終了すること
• 変更・キャンセルの期限と条件
• 受取日・受取時間の枠
• 消費期限と保存方法(要冷蔵であること)

受取日時を23日〜25日に分散させる枠の作り方

予約上限をきちんと守れていても、受取が24日の夕方に集中すれば、冷蔵庫も店頭もパンクします。受取日時に枠を設けて、自然にばらけるようにしておきます。

時間枠ごとに上限を決める

名前の確認、中身の確認、保冷剤の説明、そして会計。1台を渡すのにかかる時間を測っておき、30分や1時間ごとに何台渡せるかを決めます。

24日の夕方枠は早く埋まります。埋まったときに23日や24日の午前を案内できるよう、ほかの選択肢も見える形にしておくとよいでしょう。前日の仕上げで冷蔵庫がいっぱいになる日は、その日の受取枠を減らしてバランスを取ります。どの日も、受取の合計がその日の製造上限と冷蔵庫の上限を超えないように組んでください。

23日・25日を選んでもらう工夫

23日を選んでもらいたいなら、「23日受取なら混雑なしでお渡しできます」と、待ち時間が少ないことを伝えるのが一つの手です。消費期限もはっきり書き、23日に受け取っても安心して食べられる時間の目安を添えておきます(期限はお店の基準に従ってください)。25日にゆっくりお祝いする家庭もあるので、25日枠を用意していることも告知しておきたいところです。

生ケーキの保存温度や期限は、お店の衛生管理の基準に沿って決めるもの。判断に迷ったら保健所に確認してください。

予約数から逆算する仕込み・製造スケジュール表

予約が締まったら、受取日別・種類別に予約数を集計し、製造の指示書に落とし込みます。ここまでできれば、あとは表のとおりに動くだけです。

受取日別・種類別の集計表(例)

仕上げは受取日の前日夜から当日朝にかけて。スポンジや仕込みはさらに前倒しにします。この流れで、日付ごとの作業を並べていきます。

製造スケジュールの例

当日を楽に回すためのポイント

忙しい3日間を左右するのは、細かい段取りです。箱には予約番号、名前、受取時間のラベルを先に貼っておき、受取時間の順に冷蔵庫へ並べておきます。名前入りプレートは、前日までにまとめて書いておくと当日が楽になります。

仕上げ担当と受け渡し担当は分けておきましょう。接客のたびに仕上げの手が止まる、ということがなくなります。通常商品の品数を減らすのか、クリスマス期間は休むのかも、早めに決めておきたいところです。

当日販売分をどれだけ残すかと、売り切れ時の案内

予約だけで上限まで埋めるのか、店頭販売の分を残すのかは、お店の考え方しだい。どちらを選ぶにしても、当日分も「上限の内側」で決めるのが原則です。

当日分の決め方

考え方はシンプルで、全体の上限から予約数を引いた残りが、当日分の最大値になります。初めての年は予約数の1割程度など控えめな数から始め、実績を記録して翌年に生かしてください。

売れ残りが心配なら、当日分はホールではなく4号やカットケーキで用意すれば、ロスを抑えられます。天気や曜日の並びでも客足は変わります。過去の販売記録があれば、それも参考になります。

売り切れ時の案内を準備しておく

売り切れたあとの対応も先に決めておくと、現場が落ち着きます。店頭には「本日のクリスマスケーキは完売しました」の貼り紙を用意しておく。SNSでは、予約の受付終了や当日分の残りの状況をこまめに発信する。電話で聞かれたときの答え方、たとえば代わりに買える商品や来年の予約開始時期なども、スタッフ同士で共有しておくと迷わずに済みます。

予約受付は仕組みにしてしまうのも手

電話とメモでの管理に限界を感じているなら、予約受付システムを使うのも一つの方法です。たとえば OutFood は、商品ごとの在庫(上限台数)と受取日時の枠を設定でき、お客様は受取日時を選んで注文から事前決済まで済ませられます。

管理画面では、注文のステータスを「受付中 → 調理中 → 受取可能 → 完了」と進めて管理できます。お店ごとに発行される注文サイトのURLをSNSやLINEでシェアすれば、そのまま予約受付の窓口になる仕組みです。アカウントはメールアドレスとパスワードだけで作れて、クレジットカードの登録は不要です。

料金は、Freeプランなら月20件まで無料。クリスマスで月20件を超えそうな場合は、Standardプラン(月額¥1,900〜)を検討するとよいでしょう。反対に、予約が数台だけで、常連さんとの電話のやり取りを大事にしたいお店なら、今のやり方のままでも十分かもしれません。

まとめ

クリスマスケーキの予約数は、「売れそうな数」ではなく「作れて、保管できて、渡せる数」から決めるのが基本です。

予約上限は、冷蔵庫・人手・焼成量のうちいちばん小さい数で決まります。そこからさらに8〜9割程度に抑えて、余裕を残しておく。サイズと種類ごとの上限は冷蔵庫換算で割り振り、種類はなるべく絞ります。予約締切は材料の発注締切から逆算し、変更・キャンセルの期限はそれより前に置いてください。

受取は日時の枠で23日〜25日に分散させ、24日夕方への集中を防ぎます。予約が締まったら集計表と製造スケジュールに落とし込み、ラベル貼りや役割分担で当日の作業を軽くしておきましょう。当日販売分は上限の内側で控えめに用意し、売り切れたときの案内も準備しておけば、慌てずに済みます。

今年の数字を記録しておけば、来年はもっと精度の高い計画が立てられるはずです。テイクアウト Journalでは、これからも個人店の現場で役立つ情報をお届けしていきます。

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※自店の数値に置き換えやすいよう、記事中の数値はすべて一例として載せています。統計データや他社サービスの情報は載せていないため、外部の情報は調べていません。